Memorando de primera reunión

Sigue el texto del memo preparado por el Socio de la firma consultora en el que documenta la reunión mantenida con el Director de Business Software Solutions GmbH y que constituye primer antecedente del trabajo.





Antecedentes y aspectos generales

Business Software Solutions GmbH (BSS) es una empresa multinacional con casa matriz en Alemania y filiales en varios países de América, Europa y Lejano Oriente. El núcleo de su negocio es el desarrollo de software de aplicación para soporte de marketing y ventas y para “data mining”, complementado con servicios de consultoría en la misma temática e instalación e integración de soluciones informáticas para las mismas funciones de negocio.

Cada filial conduce sus operaciones de manera autónoma y, además de la fuerza de ventas y de soporte técnico para la base de soluciones informáticas instaladas, posee una dotación para pequeños desarrollos y personalización de las aplicaciones estándares y un staff de consultores y directores de proyectos. BSS está instalando políticas y procedimientos para que el personal en el nivel mundial pueda manejarse con el concepto de “pool” de recursos como forma de acomodar variaciones de niveles de ocupación en las diferentes filiales y maximizar la utilización de especialidades escasas. Existen varias funciones regionalizadas, como por ejemplo las de R.R.H.H., la definición, mantenimiento y vigilancia de los estándares técnicos y metodológicos, las de consolidación y contralor financieros, y otras de carácter corporativo a nivel mundial, como la función corporativa de “quality assurance” o aseguramiento de calidad (QA).

El continente americano se halla dividido en las regiones E.E.U.U. de Norteamérica y Canadá, Brasil y América Hispana. América Hispana es la de más reciente constitución y varias de las filiales más pequeñas de la Región se han incorporado en ella en los últimos cinco años, como producto principalmente de la compra de pequeñas casas de software y firmas de consultoría locales. Otras, las de los países más importantes económicamente -México, Argentina Colombia, han sido originariamente instaladas por la casa matriz y operan en sus respectivos mercados desde hace una decena de años.

La Dirección de planificación, presupuestación y control de gestión IT (DPPCG) de la Región América Hispana es de muy reciente creación – seis meses atrás- y tiene su sede en Buenos Aires. Las restantes funciones corporativas de la Región se encuentran distribuidas en Ciudad de México y Bogotá. La estructura de la DPPCG está conformada por cuatro gerencias que reportan al Director y a ellas lo hacen a su turno un número diverso de jefaturas con una nómina total de 59 personas.
Tratándose de una nueva Dirección, la definición de su estructura y de un manual describiendo las correspondientes misiones y funciones por las que la DPPCG es responsable fue solicitada a una de las grandes firmas multinacionales de auditoría y consultoría y ya se encuentra en poder de la primera.

El personal que al presente se haya incorporado en la DPPCG proviene mayoritariamente de otras áreas de la Empresa, incluidos cinco empleados aportados por otras filiales. Aproximadamente un 25% del personal se ha reclutado en el mercado laboral local y la totalidad de los gerentes constituyen ingresos recientes. A la fecha, hay aún posiciones por cubrir y entre ellas una de las de nivel gerencial.

El Director ha sido promovido a su actual posición en el momento de la creación de la Dirección.
Al producirse el contacto con él y las conversaciones posteriores que desembocaron en el pedido de una propuesta de servicios profesionales para asistirlo en la etapa actual del desarrollo de la DPPCG, aparecieron varios objetivos con carácter prioritario para la Dirección, a saber:

Identificar y/o definir en detalle los procedimientos de operación y control al interno de la Dirección.
Mejorar el clima de trabajo.
Desarrollar espíritu de cuerpo y capacidad para trabajar en equipo eliminando compartimientos estancos.
Construir una identidad de la Dirección.
Mejorar las relaciones del personal con otros sectores de la Empresa.

El Director manifiesta hallarse súmamente recargado de trabajo, sobrepasado, en gran parte debido a que debe trabajar en muchos aspectos que se le plantean para resolución en un nivel de detalle que demanda tiempo excesivo de su parte. Puertas afuera de la Dirección, la carga de trabajo planteada por la cantidad de reuniones a mantener con pares y superiores es también muy importante y, en su opinión, insoslayable para hacer un buen manejo de expectativas e ir definiendo ciertas reglas de juego que considera imprescindibles en la etapa inaugural del funcionamiento de la DPPCG, pues de esas acciones configuradoras de una imagen inicial y definidoras de ámbitos y características de acción dependerá en medida significativa el éxito de la gestión en sus primeros años y la importancia que se le asigne a la DPPCG en términos reales en el concierto de las áreas funcionales de la Empresa. Suma a esta carga de actividades la necesidad de viajes entre países de la Región y reuniones mensuales de seguimiento para las Américas que tienen lugar en la Costa Oeste de los E.E.U.U. de Norteamérica.

Como consultores especializados en desarrollo organizacional (DO), hemos sido invitados a presentar cuál sería nuestro abordaje de los temas que preocupan al Director, un enfoque de trabajo y, una vez consensuados con la Empresa tales elementos, una propuesta de servicios profesionales para intervenir según lo definido.